CASO DE ESTUDIO: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Uno de los grupos gastronómicos más grandes de Colombia, compuesto por más de 20 marcas distribuidas en 35 restaurantes a lo largo de Bogotá y cuenta con un equipo de más de 1,200 empleados.

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

La compañía ha experimentado una importante tendencia de crecimiento durante los últimos 10 años, con un promedio de 4 aperturas de restaurantes al año. Después de la pandemia aumentó la rotación de personal a una tasa del 8% mensual debido a deficiencias en el punta a punta del proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal, donde no lograban cubrir las vacantes de manera oportuna.

  • Había algunos retos que impedían que la senda de valor obtuviera los resultados esperados:

    • El equipo de contratación dedicaba entre el 60 y 70% de su tiempo a tareas operativas en lugar de identificar, reclutar y seleccionar candidatos para cubrir las vacantes de los restaurantes.

    • El proceso de contratación se realizaba solo un día a la semana.

    • La media del proceso de contratación de punta a punta tomaba 31 días, involucraba más de 50 actividades que eran realizadas por 9 actores de diferentes áreas, creando fricción entre ellos y falta de alineación sobre las necesidades del cliente.

El Reto

La solución implicó varias acciones y decisiones clave: 

  • Las tareas operativas que no debían ser objeto del equipo encargado de la selección de personal se eliminaron o se transfirieron a otros equipos cuya función era más coherente con la gestión de esas tareas

  • Todas las actividades clave que se realizaban en “lotes”, por ejemplo, contratar un día a la semana, pasaron a operar 5 días a la semana, aumentando la generación de flujo continuo en la senda

  • Se acordaron objetivos, indicadores y metas para la senda y se reflejaron en la implementación de tableros de seguimiento, que se convirtieron en la base para las reuniones diarias y semanales con los equipos que gestionaban la senda y mensuales con la dirección de la compañía

  • La responsabilidad del proceso integral se unificó en un área, rompiendo con los silos y las fricciones entre los actores y áreas

  • Se redujeron desperdicios de la senda al eliminar la solicitud de documentos a los candidatos que no generaban valor para el proceso de contratación 

La Solución

  • Durante el piloto, la mediana del tiempo de punta a punta de la senda pasó de 31 a 14 días.

  • El nuevo objetivo de completar el proceso en 15 días o menos se alcanzó en el 60% de los casos, partiendo de 0% antes de los pilotos.

Los Resultados

  • Unificar la senda de valor bajo la dirección de un líder fue un reto porque habían estado operado por silos durante más de una década

  • Eliminar los desperdicios mediante la eliminación de actividades que no generaban valor fue difícil, ya que esas prácticas estaban muy arraigadas al equipo

  • La implementación de reuniones de seguimiento diarias fue difícil porque era una nueva rutina a la que el equipo no estaba acostumbrado a realizar

Desafios claves

Antes y después de la transformación

Antes

- Tiempo de ciclo: 31 días                              - Número de actores: 8                        - Número de actividades: 52

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Después

- Tiempo de ciclo: 14 días                              - Número de actores: 3                        - Número de actividades: 36

(↓ 55%)                                                              (↓ 63%)                                                           (↓ 30%)

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Antes

  • El éxito de la senda de valor se controlaba a través de un solo indicador que tenía una visión parcial del proceso de punta a punta

Después

  • Tablero de seguimiento LEAN con los KPIs clave para la gestión de la senda

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  • Se diseñó un tablero de seguimiento de nivel 4 que permitiera a los directivos de la compañía tener una visión “ejecutiva” del desempeño de la senda de valor

  • Este tablero de seguimiento se revisa con periodicidad mensual o trimestral y está relacionado con los tableros de nivel 1,2 y 3, que son más operativos y tienen un ciclo de revisión diaria, semanal y mensual

Testimonio – Fundador y CEO:

“Rewire cuenta con un equipo de personas sensacionales en lo profesional y lo humano. La dedicación, disciplina y rigurosidad con que hacen las cosas es ejemplar. Lograron establecer una dinámica de trabajo que sintonizó a todos los equipos con ánimo y un altísimo nivel de compromiso. Nos dejan instaladas unas metodologías que nos servirán de acá en adelante y serán fundamentales para transformar nuestro sistema de gestión con procesos más dinámicos y eficientes. También se logró cambiar  la mentalidad de la gente en esas nuevas formas de pensar y organizar procesos y proyectos que encaminan a la empresa a ser más competitiva. Como responsable de la compañía quedo MUY contento con la experiencia vivida con Rewire.”