CASO DE ESTUDIO: FACTURACIÓN

Uno de los mayores empleadores de Colombia con más de 30.000 colaboradores. Han sido una compañía líder durante 35 años. Su portafolio de servicios incluye entre otros, selección de personal, formación y desarrollo, outsourcing de nómina, y consultoría en trademarketing.

FACTURACIÓN

La Alta Gerencia estaba buscando una metodología probada y efectiva para eliminar desperdicios, mejorar la productividad y mejorar sus márgenes en una industria muy competida. La decisión fue seleccionar dos sendas de valor de punta a punta que tendrían un alto impacto en el negocio y que tenían altas probabilidades de obtención de victorias tempranas. Una de las sendas seleccionadas fue la de facturación. El negocio generaba cientos o miles de facturas todos los meses y existía la hipótesis de que había importantes oportunidades. 

  • Esos retos incluían los siguientes:

    • Había múltiples entregas entre equipos de áreas funcionales diferentes que generaban tiempos muertos, ANS que no se cumplían, errores en la entrega que generaban reprocesos y desalineación de incentivos entre las áreas funcionales que participaban en el proceso de punta a punta. 

    • Los incentivos de los equipos involucrados en la senda de valor estaban desalineados y cada actor media el éxito de una forma diferente sin tener en cuenta la medición desde la óptica del cliente. 

    • Generar una factura y radicarla, tomaba cerca de 18 días en un negocio donde el capital de trabajo era un factor crítico de éxito. Estos tiempos lesionaban el ciclo de efectivo desde la organización y eran una causa del alto endeudamiento y de los costos financieros asociados. 

El Reto

El elemento más importante de la solución fue la creación de un equipo multidisciplinario que tomó las habilidades y conocimientos clave de los equipos funcionales que participaban en la senda. La senda pasó de ser gestionada por múltiples actores funcionales con incentivos desalineados y con ANS y comunicación fracturada a ser gestionada por un equipo multidisciplinario con un único líder y objetivos e indicadores unificados.

Las Soluciones

Los resultados más importantes se lograron en las tres dimensiones que fueron definidas como las historias de éxito de la transformación de la senda de valor. 

  • El tiempo de ciclo de punta a punta para emitir y radicar una factura se redujo un 38% en las etapas tempranas del piloto 

  • Los reprocesos empezaron a medirse (no se median) y frente al escenario base, se redujeron en un 56% durante el piloto

  • El equipo logró generar un 20% más de facturas con el mismo número de ETC

Los Resultados

El reto más importante fue convencer a los líderes funcionales cuyos equipos debían conformar el equipo multidisciplinario. Se generó resistencia frente al temor de “perder gente” y eso llevó a solicitudes de que esas personas fueran reemplazadas. También fue un reto el seguimiento diario a través de los tableros.

Desafios claves

Antes y después de la transformación

Antes

- Tiempo de ciclo: 18 días                              - Actores trabajando en silos                        - Actores clave no alineados

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Después

- Tiempo de ciclo: 11 días                              - Actores trabajando en                         - Indicadores unificados y visibles 

                      (↓ 40%)                                            equipos multidisciplinarios                    para seguimiento diarios en equipo

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Testimonio - Gerente de aprovisionamiento de recusros

“Trabajamos de la mano con REWIRE, representó una grandiosa experiencia que nos movilizó a hacer las renuncias a viejos paradigmas, que nos transformó a lograr procesos más livianos y productivos, hoy en día tenemos equipos  de trabajo con  unas mentalidades y comportamientos capaces de asumir los cambios del mercado de una  manera ágil y determinada, personas empoderadas con métodos y herramientas claras y contundentes para la búsqueda de la satisfacción de nuestros clientes.”