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CASO DE ESTUDIO: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Uno de los grupos gastronómicos más grandes de Colombia, compuesto por más de 20 marcas distribuidas en 35 restaurantes a lo largo de Bogotá y cuenta con un equipo de más de 1,200 empleados.
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
La compañía ha experimentado una importante tendencia de crecimiento durante los últimos 10 años, con un promedio de 4 aperturas de restaurantes al año. Después de la pandemia aumentó la rotación de personal a una tasa del 8% mensual debido a deficiencias en el punta a punta del proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal, donde no lograban cubrir las vacantes de manera oportuna.
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Había algunos retos que impedían que la senda de valor obtuviera los resultados esperados:
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El equipo de contratación dedicaba entre el 60 y 70% de su tiempo a tareas operativas en lugar de identificar, reclutar y seleccionar candidatos para cubrir las vacantes de los restaurantes.
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El proceso de contratación se realizaba solo un día a la semana.
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La media del proceso de contratación de punta a punta tomaba 31 días, involucraba más de 50 actividades que eran realizadas por 9 actores de diferentes áreas, creando fricción entre ellos y falta de alineación sobre las necesidades del cliente.
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El Reto
La solución implicó varias acciones y decisiones clave:
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Las tareas operativas que no debían ser objeto del equipo encargado de la selección de personal se eliminaron o se transfirieron a otros equipos cuya función era más coherente con la gestión de esas tareas
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Todas las actividades clave que se realizaban en “lotes”, por ejemplo, contratar un día a la semana, pasaron a operar 5 días a la semana, aumentando la generación de flujo continuo en la senda
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Se acordaron objetivos, indicadores y metas para la senda y se reflejaron en la implementación de tableros de seguimiento, que se convirtieron en la base para las reuniones diarias y semanales con los equipos que gestionaban la senda y mensuales con la dirección de la compañía
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La responsabilidad del proceso integral se unificó en un área, rompiendo con los silos y las fricciones entre los actores y áreas
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Se redujeron desperdicios de la senda al eliminar la solicitud de documentos a los candidatos que no generaban valor para el proceso de contratación
La Solución
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Durante el piloto, la mediana del tiempo de punta a punta de la senda pasó de 31 a 14 días.
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El nuevo objetivo de completar el proceso en 15 días o menos se alcanzó en el 60% de los casos, partiendo de 0% antes de los pilotos.
Los Resultados
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Unificar la senda de valor bajo la dirección de un líder fue un reto porque habían estado operado por silos durante más de una década
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Eliminar los desperdicios mediante la eliminación de actividades que no generaban valor fue difícil, ya que esas prácticas estaban muy arraigadas al equipo
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La implementación de reuniones de seguimiento diarias fue difícil porque era una nueva rutina a la que el equipo no estaba acostumbrado a realizar
Desafios claves
Antes y después de la transformación
Antes
- Tiempo de ciclo: 31 días - Número de actores: 8 - Número de actividades: 52
Después
- Tiempo de ciclo: 14 días - Número de actores: 3 - Número de actividades: 36
(↓ 55%) (↓ 63%) (↓ 30%)
Antes
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El éxito de la senda de valor se controlaba a través de un solo indicador que tenía una visión parcial del proceso de punta a punta
Después
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Tablero de seguimiento LEAN con los KPIs clave para la gestión de la senda
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Se diseñó un tablero de seguimiento de nivel 4 que permitiera a los directivos de la compañía tener una visión “ejecutiva” del desempeño de la senda de valor
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Este tablero de seguimiento se revisa con periodicidad mensual o trimestral y está relacionado con los tableros de nivel 1,2 y 3, que son más operativos y tienen un ciclo de revisión diaria, semanal y mensual
Testimonio – Fundador y CEO:
“Rewire cuenta con un equipo de personas sensacionales en lo profesional y lo humano. La dedicación, disciplina y rigurosidad con que hacen las cosas es ejemplar. Lograron establecer una dinámica de trabajo que sintonizó a todos los equipos con ánimo y un altísimo nivel de compromiso. Nos dejan instaladas unas metodologías que nos servirán de acá en adelante y serán fundamentales para transformar nuestro sistema de gestión con procesos más dinámicos y eficientes. También se logró cambiar la mentalidad de la gente en esas nuevas formas de pensar y organizar procesos y proyectos que encaminan a la empresa a ser más competitiva. Como responsable de la compañía quedo MUY contento con la experiencia vivida con Rewire.”