¿Cómo duplicar la productividad sin "romper la alcancía"?​

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La mayoría de las veces que se le pregunta a un equipo de trabajo qué habría que hacer para hacer las cosas en la mitad del tiempo o para procesar el doble de la demanda actual, las respuestas tienden a contener dos componentes. El primero es la tecnología – hay que cambiar el aplicativo. El segundo es el número de gente – se necesitan refuerzos.

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En los paradigmas de la mayoría de los profesionales no se encuentra la posibilidad de duplicar la productividad sin hacer alguna de estas dos cosas, o las dos. 

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En REWIRE sabemos que es posible hacerlo y lo hemos logrado con nuestros clientes. También lo hemos hecho en vidas anteriores como ejecutivos de compañías y hemos conocido casos ejemplares. Una empresa transportadora de crudo logró aumentar el volumen de despacho en su puerto en un 55% mejorando el proceso de carga. La alternativa ya aprobada, y que no se ejecutó, era una inversión de millones de dólares en infraestructura.

 

Pero ¿cómo se logra esto? Como suele suceder, es una combinación de ciencia y arte.

 

En REWIRE, nuestra mejor recompensa es ver la incredulidad de nuestros clientes cuando logramos saltos de esta magnitud en su productividad. Dentro del componente de “ciencia” hay unos conceptos básicos que son tan poderosos como poco utilizados. En este artículo queremos presentar tres.

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1. Segmentación de la demanda – uno de nuestros clientes atendía las solicitudes de los clientes de forma segmentada. Parte del equipo contestaba las de los clientes VIP y otra parte las de los clientes no VIP. Les propusimos una segmentación de la demanda por complejidad de la solicitud y el porcentaje de cumplimiento de promesa de servicio pasó del 48% al 85%.

2. Creación de equipos multidisciplinarios – un cliente dedicado a la industria aseguradora identificó que el 30% de las solicitudes de liquidación de siniestros eran devueltas por el área responsable de hacer estas liquidaciones. Las devoluciones llegaban al equipo que recibía las solicitudes de los clientes. Un miembro de este equipo se trasladó al de liquidaciones, formaron un equipo con un líder común, indicadores e incentivos unificados y el porcentaje de devoluciones bajó al 5% en el primer mes.

3. Rediseño de controles – para uno de nuestros clientes, su proceso más importante de cara al cliente tomaba demasiado tiempo. Al analizar el proceso, vimos que entre el 20% y el 50% del tiempo de ciclo se explicaba por un control que se consideraba inamovible y que ejercía la Junta Directiva. Diseñamos un control alternativo que no dependía de la reunión de JD y acortamos el tiempo de ciclo a la mitad

 

Nuestra especialidad es detectar factores que inhiben la productividad y aplicar herramientas como estas tres para mejorarla de forma exponencial. Nuestros clientes se quedan con las herramientas, aprenden el “arte” para su aplicación y se quedan con una ventaja competitiva difícil de imitar

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Carlos Zuleta L. - Socio Fundador REWIRE

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